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Avec ESSEC Knowledge Editor-in-chief

Quand vous pensez aux Jeux olympiques et paralympiques, vous pensez peut-être au glamour des cérémonies, aux exploits physiques incroyables des athlètes au sommet de leur discipline, à la planification de votre calendrier pour assister à vos événements préférés... en bref, aux événements des Jeux eux-mêmes, mais pas tellement à l’organisation qui les précède. Bien que nous soyons probablement plus conscients de la logistique cette fois-ci — les Jeux de 2021 au Japon se déroulant pendant une pandémie — la logistique et l’organisation se déroulent toujours en grande partie dans les coulisses. Stefan Gröschl, professeur de management, a récemment exploré ce qui se passe dans la planification des Jeux olympiques et paralympiques afin de mieux comprendre les défis managériaux et organisationnels et d’identifier les compétences clés qui sont utiles lors de l’organisation de grands événements sportifs. Les leçons apprises ici peuvent également être appliquées à d’autres contextes de travail, alors que nous nous préparons à l’environnement de travail post-pandémique.

Quelques facteurs rendent les Jeux olympiques et paralympiques si uniques : le nombre de visiteurs qu’ils attirent, la couverture médiatique, le coût élevé, l’impact sur la communauté locale et le temps nécessaire. Si l’on ajoute le processus de candidature des villes hôtes potentielles et le temps de préparation général, on obtient un processus de préparation de huit à neuf ans. La situation devient de plus en plus complexe et incertaine, comme en témoigne l’annulation de dernière minute de l’année dernière et l’incertitude qui entoure encore les événements de cette année. Ce qui distingue les Jeux d’autres grands événements sportifs comme l’EURO 2020. Cette complexité et cette incertitude distinguent les Jeux olympiques et paralympiques des autres événements de grande envergure.

Le professeur Gröschl a exploré ce qu’il est nécessaire pour relever le défi de l’organisation des Jeux et les leçons managériales que nous pouvons tirer du processus. Il a interviewé Ricardo Leyser Gonçalves, l’un des principaux organisateurs des Jeux de Rio de Janeiro, à la tête du Comité olympique de Rio en 2016, et s’est enquis des compétences clés, des priorités et de la gestion des crises.

Comment devenir un Olympien... organisateur

La connaissance opérationnelle : Il faut avoir une compréhension approfondie de ce qu’implique l’événement, de son histoire et des différents acteurs impliqués, notamment des relations politiques et des conflits interpersonnels en jeu. Il est important de comprendre les différentes motivations et intérêts des décideurs pour pouvoir collaborer.

Les « soft skills » : Cela nous amène à la compétence suivante : il est important d’avoir de solides compétences interpersonnelles pour pouvoir servir de médiateur entre différents groupes, communiquer et collaborer efficacement, et avoir un bon esprit d’équipe. Les capacités de négociation et de persuasion sont également essentielles pour coordonner le travail avec différents groupes de travail.

Coordination des équipes : Avec autant de groupes différents impliqués, il est essentiel de coordonner le travail des différentes équipes, même lorsqu’elles ne sont pas directement sous votre contrôle. Par exemple, Leyser Gonçalves identifie les aéroports comme un élément opérationnel clé : il devait s’assurer qu’ils étaient accessibles aux utilisateurs de fauteuils roulants, mais n’avait aucun contrôle direct sur le personnel technique qui pouvait le faire, et devait donc motiver les différentes équipes avec leur objectif commun d’accueillir les premiers Jeux olympiques et paralympiques en Amérique du Sud.

Fixer des objectifs : Il était également important de fixer des objectifs, petits et grands, à court, moyen et long terme, et de s’assurer que ces objectifs s’alignaient sur l’objectif final, à savoir l’organisation des Jeux olympiques et paralympiques. Outre la fixation d’objectifs, Leyser Gonçalves a également été confronté au défi d’aligner les équipes sur des objectifs communs, ce qui n’est pas évident compte tenu de l’évolution des objectifs, des équipes temporaires et de changements d’objectifs. Il note également la nécessité de toujours garder ses objectifs à l’esprit, même en cas de forte incertitude et de complexité.

Résilience : N’oubliez pas le calendrier — l’organisation des Jeux olympiques et paralympiques est un jeu de longue haleine, qui s’étend sur plusieurs années. Cela signifie que beaucoup de choses peuvent changer : le personnel, les directives, la situation économique... Il faut donc être capable de faire face aux imprévus et de s’adapter à un environnement changeant.

 La gestion de projet : Bien sûr, des compétences plus techniques sont impliquées, comme l’acquisition, la budgétisation et le respect des délais, qui relèvent de la gestion de projet plus générale.

Hiérarchiser les tâches : Une compétence connexe est la capacité à hiérarchiser les tâches. Leyser Gonçalves fait remarquer qu’au niveau stratégique, les principales priorités et le calendrier sont établis par le Comité international olympique et le Comité international paralympique. Ils fixent des étapes clés en cours de route. Au niveau opérationnel, il souligne l’importance d’avoir des objectifs clairs afin de pouvoir organiser les priorités et les tâches. Dans son cas, l’objectif n° 1 était de « livrer les Jeux ». L’objectif n° 2 était « cette livraison ne doit pas se faire à n’importe quel prix ». Le fait de garder ces objectifs à l’esprit lui a permis de rester concentré et de faire preuve de créativité pour atteindre l’objectif n° 1 tout en respectant l’objectif n° 2.

Les principaux défis d’un méga événement sportif

Avec autant de balles en jeu, il y a forcément des défis à relever.

La communication : C’est à la fois une compétence et un défi. Leyser Gonçalves explique que l’un des principaux défis consiste à établir un canal de communication unique afin de rationaliser les communications et d’éviter que les fils ne se croisent. Il a également rappelé l’importance d’établir des relations solides avec les différents acteurs, comme le CIO, le CIP, les gouvernements locaux, etc. Cela permet de comprendre la politique des différentes organisations et d’anticiper et de gérer les conflits.

Partager les connaissances : Étant donné que les Jeux olympiques et paralympiques sont une entreprise d’une telle ampleur et d’une telle portée historique, Leyser Gonçalves explique également que l’un de ses plus grands défis a été de bien comprendre les Jeux : les différentes étapes de préparation et d’organisation, les acteurs impliqués, les fédérations, les rôles du secteur public gouvernemental... et de s’assurer que tous les membres de l’équipe partagent leurs connaissances et établissent des relations avec leurs homologues des autres équipes.

La planification : Une autre leçon clé a été l’importance de la planification dès le premier jour, ce qui, selon Leyser Gonçalves, a été un problème pour son équipe. Comme il y a tant à faire, il n’y a pas de temps à perdre, et les contrats et les structures opérationnelles doivent être établis à l’avance.

Leçons à retenir

Si le rôle d’organisateur des Jeux olympiques et paralympiques exige des compétences spécifiques, les dirigeants d’autres secteurs peuvent également tirer des enseignements en matière de gestion. Leyser Gonçalves souligne l’importance de se concentrer, de faire confiance à son équipe et de gérer son temps.

Concentrez-vous sur votre objectif : Identifiez votre objectif clé (dans ce cas, la livraison des Jeux) et restez-y concentré, même quand vous devez gérer des défis qui menacent de faire dérailler l’objectif.

Faites confiance à votre équipe et déléguez les tâches : Il est impossible de travailler seul, surtout lorsqu’il s’agit d’un méga événement sportif ou même d’un grand projet. Il est essentiel de constituer des équipes que vous responsabilisez et auxquelles vous faites confiance, et de leur déléguer des tâches. Cela permet de ne pas perdre de vue l’objectif à atteindre.

La gestion du temps : L’importance de la planification et de la hiérarchisation des priorités revient ici. Le temps est une ressource limitée et ne peut être acquis qu'une fois qu’il a disparu, ce qui fait de la gestion efficace du temps une compétence essentielle.

Les leçons pour COVID 2021

Cette année, les Jeux se déroulent dans des circonstances très compliquées. Leyser Gonçalves estime que cela met en évidence la nécessité de mettre en place des groupes de travail dotés d’une expertise diversifiée et capables d’aborder différents aspects de la crise. Il est également essentiel de rester concentré et de garder ses objectifs à l’esprit pour organiser un méga événement sportif pendant la crise. Compte tenu du grand nombre d’acteurs impliqués, des intervenants habituels comme le CIO et le CIP à l’Organisation mondiale de la santé, les organisateurs doivent privilégier la communication et la collaboration pour rester sur la même longueur d’onde, ce qui rend ces compétences générales encore plus importantes.

Les leçons sont tout aussi importantes pour ceux qui ne participent pas aux Jeux olympiques : la complexité et l’incertitude générées par le COVID-19 s’appliquent à pratiquement toutes les entreprises de nos jours. Cela signifie que nous devrions tous réfléchir aux compétences qui peuvent nous aider à traverser la crise, et à la manière dont les dirigeants peuvent les encourager et les développer dans leurs organisations.

Contributions

Lorsque nous regardons les Jeux olympiques et paralympiques cette année, nous pouvons maintenant le faire avec une perspective d’initié sur tout ce qui se passe dans les Jeux. L’approche qualitative utilisée par le professeur Gröschl nous donne un aperçu riche et détaillé, une qualité unique dans un domaine dominé par la recherche quantitative.

Bien que la plupart d’entre nous ne soient pas des organisateurs des Jeux olympiques ou même d’un méga événement sportif, les leçons de gestion apprises ici peuvent être appliquées à de nombreuses situations et soulignent la nécessité de compétences non techniques en plus des compétences techniques. La communication, la créativité, la gestion du temps, la résilience, le travail d’équipe : on entend souvent dire que ces compétences sont importantes, et cela met en évidence leur utilité pour les dirigeants, en particulier dans des situations complexes et changeantes. Il est également utile de définir vos objectifs dès le départ, et de rester concentré sur nos objectifs au fil du temps.

Nous pouvons tous être des Olympiens — même si c'est seulement dans notre façon d’aborder notre travail !

Pour en savoir plus

Groschl, S. (2021). Planning and organizing the Olympic and Paralympic Games: the case of Rio 2016. Sport, Business and Management: An International Journal.