Essec Business School

Dans un monde où le savoir se diffuse toujours plus largement, où les travaux des chercheurs rencontrent des difficultés à être financés, imposant une certaine division internationale du travail des chercheurs, Sen Chai, professeur de management à l’ESSEC, s’est intéressée à deux alternatives à la proximité dite permanente. En étudiant comment les individus collaborent et partagent des connaissances entre eux par le biais d’une proximité temporaire ou virtuelle, elle met l’emphase sur le concept de “colocalisation temporaire” et son rôle dans la transmission et la collaboration entre chercheurs. Plus qu’un article académique, cette publication peut et doit être vue comme un guide pratique à suivre pour mettre en place une stratégie de collaboration réussie qui permet de générer de la valeur. 

Le mythe du génie solitaire

C’est en voyant une pomme tomber de son arbre que Isaac Newton a eu l’idée de théoriser ses lois de la gravité. Eureka ! Malheureusement, nous ne sommes pas tous aussi chanceux, et bien qu’on veuille encore croire au mythe du génie solitaire, force est de constater qu’ils se font de plus en plus rares. Les plus grands producteurs de savoir sont maintenant des groupes d’individus qui collaborent en équipe. Cette configuration est devenue la norme.

Comment se crée le savoir ?

La production continue du savoir est influencée par les échanges mutuels et l’appropriation personnelle des idées des autres, alors que les innovations radicales (Newton et sa pomme) se fondent sur des recoupements d’idées et de sources de savoir plus distantes et plus diverses.

Disséminer les savoirs

Imaginez la situation suivante : vous travaillez sur un projet depuis plusieurs semaines, et arrive un moment où vous ne parvenez plus à avancer. Vous ne savez pas comment vous y prendre, plus aucune solution ne vous paraît satisfaisante. Vous proposez alors un café à votre collègue et engagez une discussion ; à partir de ce simple échange banal naissent de nouvelles idées qui vous poussent soudainement à vous exclamer : “Eureka!”. Ce n’est pas particulièrement étonnant. Il s’agit simplement d’un effet direct de la proximité géographique. 

La proximité géographique est un paramètre essentiel permettant de réduire le coût induit par l’organisation des rencontres et des interactions avec les autres. Elle développe le flux d’information et permet la formation de liens de collaboration. Dans le cas des entreprises, l’information doit se diffuser simplement. Les sièges sociaux, les villes-entreprises et les campus servent à ce que le contact et les interactions soient facilités. Même la configuration des cantines et l’emplacement des photocopieuses peuvent influencer le niveau d’interaction entre les membres de l’organisation. Dès lors, lorsqu’il faut décider de la localisation d’une entreprise, d’une usine ou d’un centre de R&D, les dirigeants doivent prendre en compte la diffusion des connaissances et les capacités de collaboration. Si la proximité permanente est difficile à atteindre, voire impossible, d’autres alternatives existent pour favoriser cette diffusion. 

La colocalisation temporaire

Les chercheurs souhaitant communiquer entre eux et échanger des savoirs en face-à-face utilisent depuis longtemps la colocalisation temporaire, que ce soit en se rendant visite dans leurs universités respectives, en créant des groupes de réflexion internationaux, ou en assistant à des séminaires et à des conférences. Comme nous savons que la production de savoirs dépend d’une reconfiguration des idées provenant de sources distantes et diverses ainsi que d’un travail en équipe, la proximité temporaire permise par les conférences doit de toute évidence permettre un bouillonnement de savoirs et de collaboration. Dans les faits, peu d’études se sont consacrées à l’impact de la colocalisation temporaire sur la diffusion du savoir et sur la collaboration.

Après avoir étudié la proximité temporaire en s’intéressant aux comportements de recherche de plus de 1200 participants des 15 “Gordon Research Conferences” sur les sciences naturelles, une des plus prestigieuses conférences du domaine, la professeur Sen Chai a constaté que la participation à ces événements avait un impact important sur les parcours et les carrières des chercheurs considérés. La colocalisation temporaire a un potentiel de diffusion du savoir et des bénéfices liés à la collaboration qui sont semblables à ceux générés par la colocalisation permanente. De plus, rassembler des chercheurs provenant d’horizons différents permet de les exposer à des idées et des savoirs plus divers. Par ailleurs, s'ils partagent les mêmes intérêts académiques, ils peuvent tisser plus facilement des liens de collaboration.

Dans un monde guidé par la recherche permanente de rentabilité, trouver le financement et le temps pour assister physiquement à des conférences est de plus en plus difficile et l’avenir demeure incertain. En revanche, on observe un phénomène nouveau : l’utilisation de plus en plus fréquente des colocalisations virtuelles. Une simple recherche rapide sur internet nous amène facilement à penser que les conférences virtuelles peuvent être l’avenir de la recherche, mais est-ce vraiment le cas ?

Le futur est-il dans le virtuel ?

A l’ère du numérique, il est normal de se poser la question de savoir si les conférences en ligne peuvent supplanter les colocalisations physiques, qu’elles soient temporaires ou permanentes. Il est maintenant communément établi que les conférences traditionnelles et les revues académiques constituent une source importante de diffusion du savoir, et sont le premier canal de transmission d’information et d’échanges entre les acteurs du monde académique. Assister aux conférences est nécessaire parce qu’elles permettent aux chercheurs de se tenir informés de l’actualité de leur domaine, tout en présentant leurs derniers travaux.

Mais le temps c’est de l’argent. Il s’agit de l’atout principal des conférences virtuelles : elles sont moins coûteuses en temps et en argent. Les temps de trajets et les coûts associés à l’organisation d’une conférence physique peuvent être lourds et même prohibitifs. De plus, les conférences virtuelles permettent aux individus de gagner du temps en se concentrant exclusivement sur ce qui les intéresse. Quand cela paraît trop beau pour être vrai, c’est souvent le cas. Les conférences virtuelles soulèvent un problème de transparence : les participants ne peuvent décemment savoir si leur pair est honnête ou non, ce qui peut être problématique lorsque deux personnes travaillent ensemble. Les échanges non-verbaux et la transmission des émotions étant limités, il peut y avoir des confusions dans la compréhension de ce que la personne essaye de formuler. Les conférences virtuelles peuvent dès lors constituer un obstacle à la construction de liens sociaux réels.

Les conférences virtuelles font la promesse de transformer complètement la façon par laquelle les chercheurs se rencontrent pour potentiellement échanger des idées. Cependant, il faudra encore du temps pour qu’elles puissent remplacer les conférences physiques ; cette pratique de l’échange virtuel étant encore à ses balbutiements. 

Que peut-on en retenir pour les praticiens ?

Si on s’intéresse aux chiffres, ils sont assez impressionnants : aux Etats-Unis seulement environ 25000 conférences académiques ont lieu tous les ans. Le nombre de participants annuel moyen a augmenté de 54% entre 2002 et 2008. En revanche, le débat sur l’utilité de ces conférences demeure. Bien que les chercheurs soient encouragés à y assister pour approfondir leur parcours académique, ils peuvent se montrer réticents face aux potentielles pertes de productivité. Face au manque d’indications claires quant à l’impact de leur participation aux conférences sur leur travail, ils n’ont pas nécessairement l’envie et la motivation de faire le déplacement. Cependant, participer à des formes différentes de colocalisations temporaires et/ou virtuelles permet de faciliter la recherche de collaborations, et permet de construire une communauté. Ces résultats vont à l’encontre de l’idée selon laquelle un chercheur doit participer à une conférence simplement si il y présente son travail. Nous avons à présent compris que rassembler des personnes et leur donner l’opportunité d’échanger des idées et de créer des liens permet à des innovations plus impactantes et de rupture d’émerger.

En ce qui concerne les managers, au lieu de s’engager pleinement sur le choix d’un lieu déterminé, pourquoi ne pas tester et observer la construction des liens et des échanges en organisant des événements dans lesquels les employés puissent sortir de leur routine et interagir avec des groupes de personnes différents ? La colocalisation temporaire est ici la solution parfaite. Elle coûte moins cher et constitue une alternative efficace, donnant aux managers un certain degré de flexibilité avant de s’engager pleinement. Il ne faut pas oublier que la diversification des sources de création de liens en organisation a aussi un impact sur le flux d’idées qui transitent, tout comme sur la faculté de collaboration et les transferts de savoirs. Si elle est convenablement choisie, la colocalisation temporaire influence grandement l’orientation des activités de R&D.

La croyance commune n’attribue pas à la colocalisation temporaire un impact important sur le flux d’informations et/ou sur la création de liens de collaboration. Dans cette publication, Sen Chai fournit les preuves du contraires : la proximité temporaire, qu’elle soit physique ou virtuelle, n’est pas anodine. Elle est une alternative moins chère à la colocalisation permanente, qui est dans tous les cas presque impossible à atteindre. En fait, elle est beaucoup plus qu’une simple alternative ; en étudiant le comportement de plus de 1200 participants, la professeur Chai a montré que les canaux de transmission de l’information et les liens créés perdurent bien au-delà des simples interactions temporaires.

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Ce projet a été rendu possible grâce aux financements du Programme européen pour la recherche et l'innovation Horizon 2020, dans le cadre des Actions Marie Sklodowska-Curie (n°704335)