Les avantages et les dangers d'une communication simple et rapide au bureau

par Anca Metiu , 03.12.13

Réfléchissez-vous suffisamment avant d'envoyer vos messages dans la Digisphère? À l'ère du numérique, nous vivons dans l'instant: tout comme nous avons pris l'habitude de recevoir les dernières nouvelles à la seconde près, nous échangeons des mails à tire-larigot et un nombre toujours croissant de nos échanges personnels et professionnels s'effectuent sur les réseaux sociaux, à la vue de tous. Dans ce contexte, la tentation d'appuyer sur la touche "envoyer" avant d'avoir bien réfléchi est un problème grandissant.

La rédaction : une étape importante de la réflexion

La rédaction fait partie intégrante de la réflexion -il faut d'abord mettre une idée sur papier afin de pouvoir l'explorer dans sa totalité. Bien sûr, une idée pourrait se développer grâce à la communication orale -à partir d'une conversation à la cafet', par exemple- mais l'innovation implique toujours une interaction entre l'écrit et l'oral. Une idée doit être rédigée afin d'être réellement développée et nuancée. Sans sa forme écrite, une idée est en l'air, en suspens.

Les communications écrites sont également importantes puisqu'elles permettent de laisser une trace. Cette notion est universelle, et tous les types de supports médiatiques sont concernés. Que vous écriviez avec un stylo, un crayon à papier, sur votre ordinateur ou même sur votre téléphone, l'écriture vous permet de laisser une empreinte, de justifier vos pensées et d'adapter votre argumentation à votre public.

L'importance de l'écriture se révèle depuis des milliers d'années. Dès l'ancienne Mésopotamie, l'écriture a été intrinsèquement liée à la capacité des sociétés à s'organiser, à enregistrer leurs histoires, à partager leurs connaissances et à donner des significations. Sans l'écriture, nous ne serions pas là où nous en sommes aujourd'hui.

Les nouvelles technologies peuvent-elles nuire à nos capacités rédactionnelles?

Certains font valoir que les nouvelles technologies ont conduit à une baisse de notre capacité rédactionnelle en tant que professionnels ou étudiants. "La mort par PowerPoint" est devenue une réalité observée, aussi bien dans les organisations professionnelles que dans les salles de classes: c'est-à-dire une situation où un interlocuteur est incapable de réellement développer une argumentation à l'écrit.

Avec la rapidité de la communication digitale, il existe toujours une tentation de taper et d'envoyer un message, sans avoir réellement développé l'argument en amont. Une partie de ce fait est technique -la façon dont les dispositifs sont conçus- mais une partie est liée à nos pratiques -la façon dont nous utilisons ces dispositifs : d'une part, votre iPhone vous permet de tweeter ou d'envoyer un texto ou un e-mail sur la brèche mais d'autre part, ces mêmes dispositifs rendent flous la frontière entre vie privée et vie professionnelle et nous avons du coup de moins en moins de temps pour réfléchir.

Les gens ont donc le sentiment de devoir réagir immédiatement à leurs emails, se privant ainsi d'utiliser pleinement leur processus de réflexion et de pouvoir exprimer leurs pensées de façon plus nuancée. Les managers doivent comprendre qu'il est préférable de prendre le temps de la réflexion: vous avez parfois besoin de rédiger un brouillon d'e-mail, de le ranger et de le regarder plus tard pour le reformuler.

Les nouvelles technologies apportent-elle une valeur ajoutée à notre capacité rédactionnelle?

Mes recherches pour le livreThe Power of Writing: From Letters to Online Interactions (avec Anne-Laure Fayard) ont révélé que les sentiments sur les nouvelles technologies de communication sont globalement de deux ordres. De nombreuses personnes vivent difficilement le fait d'être submergés d'emails ainsi que l'attente d'un retour immédiat de la part de l'envoyeur. Mais ces sentiments n'annihilent pas pour autant les expériences positives: ces nouveaux outils nous donnent la possibilité d'écrire des articles et de dessiner des projets de recherche complexes et collaboratifs, de cultiver un sentiment d'appartenance à une communauté sans même se rencontrer et de garder des liens forts avec nos proches vivant à l'étranger.

Les nouvelles technologies de communication ont également ajouté de nouvelles fonctionnalités pratiques à l'écriture. Elles peuvent tout particulièrement nous donner un accès facile et une consultation rapide des archives issues d'une réflexion. Par ailleurs, le sérieux d'une réflexion tient plus à la pratique qu'aux types de médias utilisés. En effet, vous pourriez même être très réfléchi dans la rédaction d'un tweet ou la composition d'un poème sur un téléphone portable.

Les nouveaux médias peuvent favoriser l'innovation. Par exemple, on pourrait imaginer d'utiliser un logiciel open source de développement de produits complexes pour travailler sur des questions politiques, en permettant à une communauté de partager des idées et de collaborer pour trouver des solutions.

Comment l'entreprise peut-elle contribuer à l'amélioration des qualités rédactionnelles de ses collaborateurs?

Beaucoup de professionnels estiment qu'ils ont besoin de travailler leurs compétences en communication écrite. En effet, les présentations écrites et les échanges par mails sont des éléments clefs dans la vente d'un produit ou d'un service. Vos documents écrits sont également les traces que vous laissez derrière vous après la conclusion d'un projet avec un client. Ce que vous écrivez montre que vous avez une connaissance approfondie d'un sujet, d'une industrie ou d'un problème. Et les documents qui intègrent les remarques de votre client prouvent que vous avez été à l'écoute.

En réalité, des formations en rédaction sont très répandues dans les domaines plus techniques : les architectes, par exemple, s'ils sont en mesure de concevoir un bâtiment, doivent aussi être capables de rédiger une proposition de projet approfondie, bien argumentée et nuancée. Il est important de noter aussi que dans les entreprises à travers le monde, nous avons tendance à adopter le style d'écriture anglo-saxon : simple, clair, avec des compositions sans fioritures. Ce style a été adopté parce que les individus sont très occupés et éprouvent le besoin de connaître rapidement le point essentiel d'un document. Conscientes de ces enjeux, de nombreuses écoles de commerce, y compris l'ESSEC, offrent maintenant des cours de communication écrite.