Une question de temps : l’influence des décalages horaires sur les équipes internationales

Une question de temps : l’influence des décalages horaires sur les équipes internationales

Avec ESSEC Knowledge Editor-in-chief

Par la faute de la COVID-19, nous sommes plus nombreux que jamais à travailler à domicile. Le télétravail a des avantages, comme des trajets en deux secondes et des vêtements de sport comme tenues de travail, et des défis, comme des connexions Wi-Fi faibles et le maintien du contact avec les collègues. Le télétravail signifie également que certains travaillent désormais dans des villes différentes de celles de leurs collègues, parfois dans des fuseaux horaires différents. Les organisations se tournent de plus en plus vers des équipes internationales avec membres dispersés à la fois dans l’espace et dans le temps, situés dans des régions et des fuseaux horaires différents. L’essor des équipes internationales signifie qu’il est essentiel de comprendre la dynamique du travail d’équipe à distance et la manière dont nous pouvons travailler efficacement avec nos collègues lorsqu’ils sont dispersés aux quatre coins du monde. À cette fin, Sen Chai, Julija Mell (Rotterdam School of Management) et Sujin Jang (INSEAD) ont étudié le rôle des intermédiaires temporels dans les équipes internationales et l’impact de ce rôle sur la coordination de l’équipe et les performances individuelles.

Qu’est-ce qu’un intermédiaire temporel ? Considérons la situation suivante : vous travaillez actuellement depuis Paris avec deux membres de votre équipe à Singapour, ce qui implique un décalage horaire de sept heures. Vous avez également trois collègues basés à Montréal - un décalage horaire de six heures avec vous et de treize heures avec les collègues singapouriens. Alors que vous interagissez en temps réel avec les contingents de Montréal et de Singapour, ils interagissent rarement entre eux « en direct ». Par conséquent, vous jouez le rôle d'intermédiaire temporel : la personne qui fait le lien entre les sous-groupes qui ont peu ou pas de chevauchement temporel les uns avec les autres. Bien qu’il ne s’agisse pas d’un rôle formel, la personne qui occupe ce poste a tendance à faire plus de travail de coordination que les membres de son équipe, ce qui entraîne une charge de travail plus importante. Malgré cela, être un intermédiaire temporel peut être bénéfique : les chercheurs ont constaté que les intermédiaires temporels ont tendance à produire un travail de meilleure qualité. Comment cela se passe-t-il exactement ?

La distance temporelle, c’est-à-dire le décalage horaire, signifie que les membres de l’équipe sont moins susceptibles de s’engager dans une communication synchronisée, car leurs journées de travail ne coïncident pas. Alors que nous disposons d’une pléthore d’outils de communication au bout des doigts, l’absence de communication synchrone, comme la vidéoconférence ou la messagerie instantanée, constitue un défi pour la construction des modèles mentaux partagés qui sont essentiels à la collaboration. Cela signifie que les équipes à distance, dispersées dans le temps, peuvent rencontrer des problèmes de coordination. Cela signifie également que les membres vivront l’équipe différemment, en fonction de l’endroit où ils se trouvent par rapport aux autres : en d’autres termes, c’est là qu’intervient le intermédiaire temporel. La professeure Chai et ses collègues déclarent : « Nous constatons qu’ils ont tendance à s’engager dans l’intermédiation par conduit : coordonner le partage des informations et des connaissances au sein de l’équipe. » Par exemple, notre employé basé à Paris a une réunion le matin avec Sam à Singapour et informe ensuite Marie à Montréal de cette réunion l’après-midi, au moment où Marie  commence sa journée de travail et que Sam se déconnecte. Afin d’éviter les erreurs de communication et de partager l’information plus rapidement, Pierre, à Paris, se charge de plus en plus de ce genre de tâches pour s’assurer que l’équipe fonctionne bien et que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Pierre est maintenant un intermédiaire temporel. 

Il y a quelques caractéristiques qui distinguent un intermédiaire temporel. La première est qu’il fait partie d’une équipe ayant des objectifs communs et une connaissance mutuelle (ainsi, même si Marie et Sam ne se sont jamais rencontrés, ils savent que l’autre existe et communiquent indépendamment de Pierre) et la deuxième est que, bien que le intermédiaire temporel ne puisse pas modifier les horaires, il peut agir comme un intermédiaire qui transmet les informations. Même si les autres peuvent communiquer de manière asynchrone, la capacité du intermédiaire temporel à communiquer en temps réel avec les autres peut renforcer l’alignement des modèles mentaux de l’équipe. Les modèles mentaux partagés sont essentiels à l’élaboration de stratégies pour atteindre les objectifs de l’équipe, de sorte que les équipes dispersées peuvent avoir du mal à se mettre d’accord sur une stratégie en leur absence. L'intermédiaire temporel, exposé aux idées et aux opinions des différents sous-groupes, est en mesure d’intégrer leurs perspectives et de clarifier les malentendus. 

Une grande partie de la recherche existante sur les équipes internationales s’est concentrée sur les différences interculturelles ou le travail en distanciel, avec moins d’attention accordée à l’impact des différences temporelles sur les équipes. La professeure Chai et ses collègues se sont concentrés sur la structure de l’équipe, en particulier sur sa dispersion temporelle. Ils ont étudié des milliers de personnes participant à des équipes de projets d’étudiants et à des équipes de recherche universitaires à l’échelle mondiale, examinant l’émergence d' intermédiaires temporels et mettant en évidence les résultats positifs et négatifs de cette fonction. Ils ont constaté que les personnes occupant des postes de intermédiaires temporels effectuaient effectivement plus de travail de coordination que leurs coéquipiers, et que cet effort de coordination accru entraînait une augmentation de la charge de travail. Étant donné que l'intermédiaire temporel n’est pas un rôle officiel - en fait, les gens ne le font peut-être même pas consciemment - les intermédiaires temporels ne sont pas dispensés d’autres projets ou ne bénéficient pas d’aménagements, de sorte qu’ils peuvent s’éparpiller. Du bon côté des choses, les chercheurs ont également constaté que les intermédiaires temporels font preuve d’une plus grande complexité intégrative, ce qui signifie qu’ils sont capables de reconnaître et d’intégrer différents points de vue sur une question, grâce à leur exposition aux diverses perspectives de leurs collègues et à la nécessité de les intégrer pour construire les modèles mentaux communs.

En allant plus loin, les chercheurs ont examiné les résultats des participants dans leur ensemble et ont constaté que les résultats n’avaient pas seulement un impact sur leur travail au sein de l’équipe. Si les intermédiaires temporels ont eu tendance à mener à bien moins de projets en raison de la charge de travail accrue et de la pression exercée sur leurs ressources, les projets qu’ils ont menés à bien étaient de meilleure qualité. Cela démontre que, même si le fait d’être un intermédiaire temporel demande du temps et des efforts, l’exposition aux points de vue des autres et la flexibilité améliorent les performances personnelles.

Le travail en distanciel et les équipes dispersées ont explosé au cours de l’année écoulée grâce à la COVID-19, et les équipes internationales ne sont pas près de disparaître, car les entreprises cherchent à réduire les coûts de main-d’œuvre, à accroître la flexibilité et à embaucher des compétences spécialisées. Cela signifie que nous devons comprendre comment le fait de se trouver dans un endroit différent de celui de ses collègues a un impact à la fois sur l’équipe dans son ensemble et sur les membres de l’équipe individuellement. Grâce à leurs recherches, la professeure Chai et ses collègues ont démontré que les équipes internationales ont tendance à être dotées d’un intermédiaire temporel qui relie les coéquipiers dispersés, et que l' intermédiaire temporel a un impact à la fois sur la coordination de l’équipe et sur la productivité et la performance de l’individu. En comprenant le fonctionnement des équipes mondiales, nous pouvons améliorer le fonctionnement et tirer le meilleur parti du travail en distanciel, pour nous-mêmes et pour nos équipes.

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